Cómo activar la transcripción en Zoom

Zoom es una de las herramientas de videoconferencia más utilizadas en todo el mundo. Numerosas personas utilizan la plataforma en todo el mundo para comunicarse con amigos y familiares, conversar con compañeros de trabajo, llevar a cabo reuniones y organizar eventos. A lo largo de los años, Zoom ha desarrollado varios elementos que agregan valor y lo elevan por encima del estatus de una solución de videoconferencia introductoria. A raíz de esto, recientemente se ha consolidado como una de las principales soluciones para aplicaciones de comunicación integrada en contextos empresariales pequeños, medianos y extensos.

En 2018, Zoom introdujo un componente de transcripción para grabaciones de reuniones, lo que permite a los participantes convertir sus grabaciones alojadas en la nube en texto. Para esto, colabora con AISense, que cambió su nombre a Otter en 2018 y emplea un método de inteligencia artificial de conversión de voz a texto. Las funciones de transcripción de la plataforma, que actualmente incluyen subtitulación en vivo, siguen siendo impulsadas por la tecnología. Después de la adquisición de la empresa de traducción automática Kites GmbH en 2021, Zoom afirmó que los clientes podrían producir subtítulos automáticos durante conversaciones, sesiones, webinars y seminarios.

¿Estás interesado en activar transcripciones en Zoom? ¿Tienes preguntas sobre cómo funciona la función para reuniones en vivo y otras grabaciones? Entonces este artículo es para ti. Sigue leyendo mientras exploramos cómo activar la transcripción en Zoom.

Cómo activar la transcripción de audio para grabaciones en la nube

Para proceder, el usuario debe ser propietario de una licencia de Zoom Business, Education o Enterprise. Además, debe ser propietario de la cuenta o tener derechos de administrador para cambiar las funciones de transcripción en cualquier nivel. Para permitir o desactivar las transcripciones en toda la organización, realice las siguientes acciones después de cumplir con las condiciones necesarias:

- Ingresa al sitio web de Zoom.

- En el menú de navegación, selecciona Administración de cuenta para cambiar la configuración de tu cuenta.

- Elija la opción de Grabación en la nube en el menú de Grabación. Verifique que la función esté activada. Si la función está desactivada, toque en el interruptor de Estado. En el cuadro de diálogo de verificación, seleccione Activar para confirmar que ha sido activado.

- Marca la casilla de Transcripción de audio en la configuración avanzada de grabación en la nube para hacerla disponible. Luego, toca Guardar para continuar.

- Si desea que todos los usuarios de su cuenta tengan esta configuración, haga clic en el icono de bloqueo y luego en Bloquear para confirmarlo.

Después de completar estos procedimientos, todos los participantes pueden crear y recuperar una transcripción de las grabaciones en la nube desde sus cuentas de Zoom. Las transcripciones son completamente buscables, lo que les permite buscar y recuperar pasajes de texto específicos.

Cómo obtener la transcripción de audio para grabaciones de Zoom

Las cintas de reuniones y webinars almacenadas en la nube pueden tener su audio transcrito automáticamente. Una vez procesados, los transcripciones aparecen en la lista de reuniones grabadas como archivos VTT separados. El documento tiene varias partes, y cada segmento tiene una marca de tiempo que identifica el punto en la grabación del que proviene. Es posible modificar el texto para capturar mejor las palabras o agregar puntuación y mayúsculas que la transcripción omita.

- Para usar transcripciones de audio, los usuarios pueden seguir estas instrucciones:

- Inicie sesión en el portal en línea de Zoom.

- En la barra de navegación, selecciona Grabaciones para acceder a los archivos. Las grabaciones se listarán.

- Para ver la grabación, haz clic en el nombre de la reunión. Toca el botón "reproducir".

- Se muestra una transcripción de video en el lado derecho de la pantalla. Pasa el cursor sobre una oración y selecciona el ícono del lápiz para editarla.

- Edite el texto según sea necesario y luego toque la marca de verificación para guardar sus revisiones.

Después de la reunión, si grabaste la sesión y elegiste la opción de grabación en la nube, recibirás un correo electrónico con un enlace a la grabación. Recibirás un segundo correo electrónico con un enlace al archivo de transcripción VTT si un administrador o el anfitrión de la reunión ha habilitado la capacidad de transcripción. Ten en cuenta que puede haber un breve retraso porque lleva un tiempo completar la transcripción.

Cómo activar las transcripciones en vivo en Zoom

No hay requisitos específicos porque esta función es accesible para clientes pagados y gratuitos. Al realizar las siguientes acciones, un usuario puede activar transcripciones en vivo con solo los privilegios de propietario de cuenta o administrador:

- Los administradores deben iniciar sesión en el portal web de Zoom si pueden cambiar la configuración de la cuenta.

- Desde el menú de navegación, elige Configuración de cuenta, seguido por Administración de cuenta.

- Elija la pestaña de Reuniones.

- Para activar o desactivar el elemento, haz clic en el interruptor junto a Subtítulos cerrados en la sección Avanzado de la reunión.

- Haz clic en Habilitar o Deshabilitar para confirmar el cambio en el cuadro de diálogo de verificación.

- Al seleccionar el icono de bloqueo y luego elegir Bloquear para confirmar tu selección, puedes hacer que esta configuración sea obligatoria para todos los usuarios en tu plan.

Tres opciones adicionales están disponibles a través de Zoom para tener más control sobre las transcripciones de las reuniones. Puedes habilitar la conversión automática de discurso a texto, conectar la sesión con servicios de subtitulado de terceros como Happy Scribe, y controlar si los participantes pueden ver las leyendas al mismo tiempo que la reunión como una transcripción completa.

Cómo obtener transcripciones en vivo para reuniones que aún están teniendo lugar

Los anfitriones de la reunión pueden utilizar la función siguiendo los siguientes pasos después de que el anfitrión la haya activado:

- Paso 1: Al celebrar una reunión o seminario web en Zoom, elige Subtítulos en vivo o Transcripción en directo.

- Paso 2: Puedes decidir entre las opciones listadas a continuación:

- Durante la sesión, puedes designar a alguien para escribir subtítulos cerrados. Al hacer clic en Asignar, puedes ver a los asistentes y elegir a alguien para que escriba. Pasa el mouse sobre el nombre del participante al que deseas que escriba subtítulos cerrados. Para escribir un subtítulo cerrado, haz clic en Más y luego selecciona Asignar.

- Cuando elige la segunda opción, se abre la caja de subtítulos, lo que le permite ingresar subtítulos manualmente.

- Puedes proporcionar la URL de un servicio externo de subtítulos cerrados para incorporarlo en la sesión.

- La opción de habilitar la auto-transcripción inicia la transcripción en vivo de la reunión. Cuando el servicio esté listo, todos los participantes recibirán cierta información de contacto.

- Cuando solo un pequeño número de empleados requiere acceso a transcripciones, estos parámetros pueden tener usos a nivel organizacional o de grupo.

Incluir a todos Gracias a la herramienta de transcripción

La función de transcripción de Zoom tiene un montón de ventajas que los usuarios pueden aprovechar. Añade transparencia y perspectiva para las personas que asisten a reuniones en entornos ruidosos sin acceso a audio claro. También proporciona accesibilidad a personas con problemas de audición y a hablantes no nativos.

No es necesario que los participantes se estresen por recordar el material. Para localizar pasajes particulares en la transcripción, utiliza la función de búsqueda de palabras clave. Por último, tienes un bloc de notas integrado que fomenta la escucha activa, lo que te permite dedicar toda tu atención a la discusión.

El uso de herramientas de transcripción de terceros como Happy Scribe te ofrece todas estas ventajas. Puedes estar seguro de transcripciones precisas y de alta calidad de estos servicios. También hay provisiones para muchos idiomas y diversos formatos de archivo, entre otras cosas.