Tere ja tere tulemast Virtual Frontier, mis on virtuaalse meeskonna poolt loodud podcast virtuaalsetest meeskondadest. Vastutusest loobumine, kõik meie intervjuud viiakse läbi virtuaalselt, ma olen Daniel, teie saatejuht, ja ma olen osa meeskonnast siin Virtual Frontieris. Meie tänase küsimuste ja vastuste sessiooni teema on, kuidas vältida Zoomi väsimust. Paljud meist on veetnud viimase paari kuu jooksul tohutult palju aega Online-videokõnedes ja see on väga väsitav. Isegi Eric Yuan, Zoomi tegevjuht, on tunnistanud, et ta tunneb end mõnikord väsinud, kui ta on oma vahendit juba aasta aega ulatuslikult kasutanud.

Mida saaks siis selle vastu ette võtta? Millist koosolekukultuuri ja -korraldust me vajame, et vältida seda koosolekuväsimust ja kas me tõesti vajame kõiki neid maratonkohtumisi? Uurime seda meie teises küsimuste ja vastuste sessioonis. Kui soovite näidata tellida YouTube'i, vaadata meie podcast, jälgida meid Spotify, Stitcher, Amazon muusika või mis tahes muu platvormi teile meeldib podcast või lingid leiad allpool kirjelduses. Nii et ilma pikema jututa, sukeldume teise mere või Q & A seansi virtuaalsel piiril. Nautige vestlust.

Tere Manuel. Suur tänu, et sa täna meie teises küsimuste ja vastuste voorus siin virtuaalsel piiril meiega liituda võisid. Mul on väga hea meel, et sa taas siin oled. Täna tahan rääkida teile huvitavast ja kiireloomulisest ning üha suurenevast teemast Zoomi väsimusest, millega nii paljud inimesed praegu silmitsi seisavad, olles lihtsalt väsinud paljudest videokohtumistest ja ühest koosolekust teise hüppamisest. Ja ma tahan rääkida teile natuke sellest, kuidas seda hallata ja millised on võimalikud lahendused, et mitte olla võib-olla kogu aeg videokõnedes või kuidas hallata neid videokõnesid ja sünkroonkohtumisi, kui neid üldse on.

Niisiis, esimene küsimus, mitu tundi sa möödunud nädalal videokohtumistes veetsid, Manuel?

Jah. Tere, hea, et sa siin oled. Olen põnevil selle teema üle, sest ma näen, et paljud inimesed on mures suhtlusaja suurendamise ja kurnavate videokõnede pärast. Kui palju aega kulus eelmisel nädalal videokõnedele. Ma ütleksin, et kaks tundi päevas, seega kokku 10 tundi, jah.

Kas sa tundsid end pärast kümne tunni möödumist väsinud?

Ei, ma mõtlen, et kaks tundi päevas on täiesti okei. Ma tulen ajast, mil ma olin kaheksa kuni mõnikord 12 tundi päevas videokõnesid pidamas. Ma olen täiesti õnnelik ja tänulik, et kulutan videokõnedele vaid kaks tundi päevas. Sest see ei väsi mind. Aga kui ma peaksin veetma rohkem, siis jah, kindlasti. Ma istuksin õhtusöögilauas ja mu kõrvad ja põsed läheksid punaseks. Mu naine küsiks minult, et oi, mida sa täna tegid? Ja ma pean tavaliselt ütlema, et mul pole aimugi.

Ma lihtsalt veetsin kogu oma aja videokõnedega. Ma olen õnnelik, et see ei ole enam nii.

Ma küsin teilt hiljem, kuidas teil õnnestus seda nii drastiliselt vähendada, rääkides lihtsalt tundide arvust päevas või nädalas. Kui meil on, nagu need koosolekud, ja ma arvan, et see on juba nagu võti, et vähendada seda tundide arvu, mida te kulutate päevas videokohtumistele. Mida te hoolitsete enne, kui te alustate koosolekut või enne, kui te sisenete videokõnes koosolekule, või ilmselt kuidas te üldse valmistute või otsustate, kas te teete videokõne või ilmselt on teil mingi muu lahendus, et midagi lahendada?

Jah, see on kindlasti hea küsimus. Kui ma vaatan tagasi, siis miks mul oli minevikus nii palju videokõnesid, on see, et kui inimestel on probleem, on esimene kavatsus see, et meil on vaja kohtumist. Selle asemel, et istuda maha ja püüda aru saada, mis on täpselt probleem ja millised on nende probleemiga seotud küsimused. Tavaliselt inimesed seda ei tee. Nad lihtsalt paluvad kohtumist või nad koostavad e-kirja, milles on umbes 10 inimest, et hoida kõiki kursis.

Aga see tekitab lihtsalt müra. See tekitab müra, see tekitab stressi, see tekitab rohkem suhtluskoormust. Ja kui te vaatate enamikku koosolekuid, siis on selle tulemuseks lihtsalt veel üks koosolek, sest asjad ei ole ikka veel selged. Nii et kui ma koosolekuga liitun, siis ma hoolin selle eest, et kõigepealt saaksin ma tõesti midagi, mingit väärtust sellesse koosolekusse panustada. Et mõista, kas ma saan seda teha, vajan ma päevakorda. Kui mul ei ole päevakorda, keeldun koosolekust.

Ja päevakord peaks olema selline, et päevakorras on küsimused. Sest selleks on meil vaja koosolekut. Kui keegi lihtsalt kirjutab kalendrisse kutse ja me peame rääkima millest iganes. Ma ei tee seda, sest rääkimine võib olla kavatsus, et luua inimestega inimlikul tasandil side, siis me võime rääkida, kui sa tahad minuga kohtuda. Teeme seda õhtul, joome õlut, suhtleme, lihtsalt räägime. See on täiesti okei. Aga lihtsalt kohtumine selleks, et rääkida millestki, see on vale kavatsus.

Te soovite kohtumist selge eesmärgiga, et lahendada konkreetne probleem või saada vastused konkreetsetele küsimustele. Ja selleks, et saavutada see eesmärk, peate oma küsimused ette valmistama. Ja siis on hea asi ja see, kuidas seda silda teha, kuidas ma oma koosolekuid vähendan, on see, et kui keegi kirjutab päevakorda küsimused, siis ma saan lihtsalt nendele küsimustele vastata. Kas ma saadan videosõnumi või häälsõnumi või ma saadan vastuse Slackis. Selline struktureeritud suhtlus koos asünkroonse suhtlusega, mida toetab tehnoloogia, muudab kogu koosolekukultuuri palju tõhusamaks.

Ja hea on see, et inimesed saavad oma vastused kiiremini kätte. Seega on hea ettevalmistus enne koosolekut minu jaoks ülioluline, et osaleda. Ja kui tegemist on lihtsalt olekukoosolekuga, kus inimesed annavad aru olekust, saab seda teha asünkroonse Check in'iga. Lihtsalt pakkudes kas võib olla Google Form , võib olla Microsoft mis tahes foorumist, kus te lihtsalt küsite KPI-d ja faktid, mis on olulised. Ja siis saate otsustada, kas soovite siiski kohtumist ja vestlust nende faktide ümber.

Enamikul koosolekutel juhtub see, et inimesed tulevad täiesti ettevalmistamata. Ja see on aja raiskamine.

Jah, see on üsna halvim. Ja ma mäletan, et meie enda minevikust, nagu paar aastat tagasi, see oli sama nagu, ma tahan sinuga kohtuda si ma lihtsalt broneerisin oma kalendris kohtumise ja palusin sind, ja ilmselt ütleksid jah, kui see oleks sinu jaoks vaba aeg. Ja mis on aja jooksul muutunud, ma näen, et praegu, kui ma tõesti tahan sinuga kohtuda, siis ma istun maha ja mõtlen kõigepealt päevakorda, kirjutan üles küsimused ja tõenäoliselt olen enne kohtumisele minekut juba enne seda oma küsimustele vastanud, sest ma olin võtnud aega, et saada selgust, millest ma sinuga rääkida tahan.

Ja ilmselt ma ei pea ka, või me nagu just mainisid, me teeme seda asünkroonselt, vastates nendele küsimustele kiiresti Slacki kanalis või kus iganes see sobib, eks.

Täpselt. Ja kujutage lihtsalt ette, milline mõju on sellel kogu organisatsioonile, Sest see, mida te kogete, on reaalsus. Kui te istute maha ja püüate tõesti saada selgust, mis on teie küsimus, hakkab teie aju leidma vastust. Ja väga sageli saate vastuse kohe, kui kirjutate oma küsimuse üles. Ja see võib vähendada nii palju kohtumisi, kui te lihtsalt sunnite inimesi kõigepealt mõtlema oma küsimustele, mis neil on. Ja kui nad ei leia lahendust, täiesti OK, et tuleb koosolek.

Aga ei ole OK pidada koosolekut sellepärast, et sa oled liiga laisk, et mõelda, mis on sinu probleem. See ei ole minu aja suhtes lugupidav.

Teate, ma arvan, et see on võtmesõna, nagu austust üksteise vastu, eks. Ja kui te kohtute, et teha asju õigesti, mitte lihtsalt istuda samas koosolekuruumis või samas Zoomi ruumis ja arutada teemat X Y. Sellega olen täiesti nõus. Kuidas te ise seate oma piirid, mis puudutab koosoleku pikkust või kestust? Ilmselt kõige sagedamini võib leida koosolekuid, mis kestavad kaks tundi, kaks ja pool tundi, maratonkoosolekuid, kus inimesed on samas ruumis, aga kuidas te ise oma koosolekute ja ajakava haldate?

Ma mõtlen, et viimati oli see vist kaks kuud tagasi. Ja ma mõtlen, et te olete ka osa suurest virtuaalsest meeskonnast. Meil on üle 130 või 150 vabakutselise töötaja kuuekümne seitsmes riigis. Ja kolm või neli kuud tagasi, see oli mul oli kohtumine, mis toimuks tegelikult üle nelja tunni, kuid see ei olnud seotud tööga. See oli lihtsalt selleks, et kokku tulla. Ja siis hakkasid inimesed äkki nagu koos õlut jooma jne. Ma mõtlen, et see oli virtuaalne pidu, eks?

See oli kohtumine, mis kestis vist neli ja pool tundi. Aga ärikohtumised, ma püüan maksimaalselt tund aega. Ma ei liitu kunagi koosolekuga, mis on pikem kui tund. Ma saan kutseid kolmetunnisteks koosolekuteks ja veel hullem, kolm tundi kuue inimesega. See näitab, et keegi ei võta teemat tegelikult enda kanda. Sest kui üks inimene võtab teema eest vastutuse, saab see inimene midagi ette valmistada. See inimene saab hakata tegema ettepanekuid ja töötama teemaga ning siis saada konkreetselt inimesed, kes peaksid andma oma panuse ja panustama teemasse, ja siis pidada lihtsalt 30-minutiline koosolek, et kõik saaksid seda näha ja kõigile tutvustada ja nad saaksid elavat tagasisidet.

Aga kui kõik kui inimesed on koosolekul kaks tundi, tähendab see lihtsalt seda, et keegi ei võta Osalust ja see on lihtsalt bla, bla, bla koosolek ilma tulemuseta. Nii et jah, ettevalmistatud koosolekud. Siis on üks inimene, kes võtab teema eest vastutuse, küsib inimestelt, kes peaksid panustama, konkreetseid küsimusi ja siis on umbes 30 kuni maksimaalselt 60 minutit koosolekut, et asjad lõpuni viia. Ja ma olen täiesti nõus, et kui teil on keerulisi asju, kus teil on vaja erinevaid eksperte, kellel on erinevad teadmised, et panustada lahendusse erinevatest vaatenurkadest, siis on seda lihtsam teha live-vestluse käigus, sest see on lihtsalt kiirem.

Aga see ei tähenda, et igasuguse töö jaoks on vaja elavat koosolekut, igasuguse probleemi jaoks on vaja elavat koosolekut. See ei ole kindlasti vajalik.

Teate, ja tõenäoliselt, kui teil on selliseid keerulisi küsimusi, mida on vaja arutada otseülekandes, võiks olla lahendus, mis võiks jagada need koosolekud väiksemateks osadeks ja teil ei ole neid maratonkohtumisi kümnete inimestega ühes ruumis ja ei ole tulemust. Ma arvan, et isegi reaalses füüsilises maailmas koosolekud, kui teil on nagu need koosolekud, kui 20 inimest on ühes ruumis, see ei ole, et kõik töötavad ja ajal tõesti tõhus ja saada asju teha. See on pigem nii, et ma olen seal ja vaatan, mis toimub.

Aga see toob mind järgmise küsimuse juurde, millistel koosolekutel peaksite osalema ja ilmselt millal on aeg koosolekust lahkuda.

Jah, mul on justkui meeles üks kommentaar Elon Muskilt, et ta ütleb, et kui siin on koosolek, ta on sees ja ta ei näe midagi hästi, siis ta lihtsalt lahkub koosolekult. Ma ei tea, ho ta seda tehniliselt tegeleb, aga see on see, kuhu ma tahan minna.

Jah. See teeb siis kokku. Nii et milliste koosolekutega ma liitun. Ma juba ütlesin, et kui ma näen küsimusi, päevakorda ja tunnen, et saan sellesse panustada, siis liitun hea meelega. Kui ma näen koosolekut, kuhu on kutsutud inimesed ja kus ei ole päevakorda, siis ma ei liitu sellega. Aga kui kaua ma jääksin koosolekule, siis kindlasti pärast 15 minutit, küsin, kas keegi vajab mind, kui ma ei panusta midagi ja siis lahkun. Ma mõtlen, et on isegi võimalik, et te salvestate koosoleku, et ma saaksin seda hiljem uuesti vaadata, kui see on võrgus.

Aga enamus koosolekuid, mis on oluline, on lihtsalt tulemus. Nii et ma arvan, et nii paljud inimesed ei pea koosolekuga liituma, kui need, kes tõesti peavad koosolekuga liituma, töötavad konkreetse tulemuse nimel, mida saab edasi anda teistele inimestele, kes seda tulemust vajavad. Kuid see ei tähenda, et kõik peavad koosolekul osalema. Küsimus on lihtsalt struktureeritud ja täpses suhtlemises, mitte pikas bla-bla-bla-bla, ilma igasuguse kavatsuseta luua millegi jaoks lahendust.

Ma arvan, et see käib ka selle juurde, et paljud juhid või omanikud näevad selliseid koosolekuid ilmselt mingi asendusena, et näha, mida nende töötajad või kaastöötajad teevad, mida te sellele vastaksite? Nagu kontrolli ülevõtmine reaalsest füüsilisest maailmast virtuaalsesse maailma.

See on midagi, millele ma pole kunagi mõelnud. Aga ma kuulsin seda üsna tihti. Ja ma olen täiesti nõus, sest kui kõik töötasid kontoris, oli tüüpiline juhtimine ringi jalutades stiil, mida enamik juhte rakendas. Lihtsalt kontrolliti, et okei, inimene istub laua taga ja trükib oma arvutis, peab olema produktiivne. Aga see on jama. Ma mõtlen, see ei tähenda, et kui keegi istub arvuti ees ja trükib midagi, et see inimene teeb tööd, ja see ei tähenda ka seda, et see on tõhus või tulemuslik.

Nii et see ei ole ilmselgelt näitaja, mida peaksite mõõtma edusammude ja tõhususe järgi, OK, tulemuste järgi, mida inimene loob. Aga ma olen nõus, jah, et enamik juhte on harjunud oma asju kontrollima juhtimise, ringi käimise teel. Ma arvan, et neil on tunne, et neil puudub kontroll, kui nad hakkasid kaugtööd tegema ja seetõttu olid nad kaasatud paljudesse videokõnedesse. Nii et jah, see võib olla kavatsus kontrollida inimeste tegevust ja rahuldada kontrollivajadust. Sest palju kontrolli on tõesti halb tunne, eriti juhtidele, kui sa vastutad ja vastutad meeskonna eest ja nüüd äkki istud kodus ja mõtled, et okei, mida kõik teevad?

Kas sa teed midagi? Ma vastutan kõige eest. Kui nad ei tee tööd, siis on minu pea veeremas. Nii et jah, sellepärast ma arvan, et nad kompenseerivad seda. Ja ma arvan, et nüüd me näeme seda. Ma arvan, et paljud kohanevad teistsuguse juhtimisstiiliga, selle asemel, et juhtida kättesaadavuse järgi, et maailm läheb üle tulemuste järgi juhtimisele ja siis on vähem koosolekuid vaja.

Õige, ja isegi kui te olete nagu kontrolltüüp ikka, siis peaksite tõesti arvestama, et need pikad koosolekud, kus te ikka püüate saada seda kohaloleku taset mõõdetuna pigem kohalolekuga kui tulemustega, te tõesti stressite oma töötajaid või tööandjaid, sest need pikad koosolekud virtuaalsel koosolekul on tõesti nagu füüsiliselt silmale ja meelele nagu stressirohke, sest see on midagi ebaloomulikku. Nii, teate, te tõesti peaksite püüdma hoida seda vajalikul tasemel ja saada asju tehtud, mitte lihtsalt istuda ja vaadata, mida teie kolleegid või töötajad või alluvad teevad.

Jah, seal on isegi väga huvitav ülevaade, et kohtumiste arv annab sulle,. Sest te võite näha koosolekute arvu kui näitajat selle kohta, kui palju selgust teie organisatsioonis puudub. Ja kui ebaefektiivselt kõik toimib. Sest kui kõik oleks selge, kui kõigil oleks vaja, kui kõik teaksid, mida nad peavad tegema või mis veelgi tähtsam, milliste tulemuste nimel nad töötavad, siis ei oleks koosolekuid vaja. Nii et kui sa istud koosolekutel kaheksa tundi päevas, siis ma arvan, et parem on investeerida mitte koosolekutel käia, vaid analüüsida, kus kõik see selgus on jäänud teele, kus inimesed seda selgust igatsevad ja mida sa saad teha, et anda rohkem selgust.

Ja tavaliselt taandub see esimene oluline asi on. Saage selge rolli kirjeldus, et inimesed teaksid, lähtudes tulemustest, mille nimel nad peaksid töötama, lähtudes nende vastutusest ja vastutusest, ja seejärel andke selgust rolli kohta. See on oluline osa juhtimisest. See on teie juhtimissüsteemi tuum, et on olemas selged rollid ja et iga roll on kooskõlas meeskonna eesmärgiga, mis on kooskõlas ettevõtte eesmärgiga. Kui te tagate selle selguse, saab kogu organisatsioon minu arvates tõhusamalt töötada. Ja mis kõige tähtsam, kogu meeskond ja üksikud meeskonnaliikmed saavad töötada palju iseseisvamalt, enesemääratletumalt, ja see on algus isejuhtivate meeskondade loomiseks.

Kuid ilma selguseta ei ole turvaliselt juhtivaid meeskondi. Alati on vaja juhti, kes ütleb teistele inimestele ettevõttes, mida nad peaksid tegema. Ja see on juhi jaoks kõige stressirohkem, sest kui juht ei ütle inimestele, mida teha, ei tee keegi midagi. Ma arvan, et koosolekud on hea peegel selle kohta, kui tõhusalt teie organisatsioon töötab ja kus saaksite suurema selgusega tõhusust parandada.

Jah, ma olen sellega täiesti nõus. Ma arvan, et me käsitlesime seda teemat täna, üsna hea mõned väga huvitavad arusaamad, üks sellest, kuidas me saame olla paremini organiseeritud või online koosolekute struktuurid ja saada rohkem välja nendest koosolekutest, kui me kohtume isiklikult ja virtuaalses keskkonnas. Tänan teid väga, et võtsite aega. Ja näeme teid järgmisel nädalal uue teema ja uute küsimustega.

Jah, suur tänu. Kohtumiseni järgmisel korral. Hoidke end hästi ja pidage vähem kohtumisi.

Tahan tänada Manuelit, et ta täna meiega selles küsimuste ja vastuste sessioonis osaleb ja jagab oma arusaamu sellest väga aktuaalsest teemast. Sain mõned uued ideed, kuidas vältida koosolekute väsimust. Millised on põhjused, mis võivad põhjustada sellist väsimust ja online-kohtumisi ning võimalikud viisid sellest väljumiseks. Loodan väga, et saite ka mõned uued vaatenurgad. Kui soovite rohkem teada saada, kuidas oma äri igal ajal skaleerida ja tööd paremini teha. Külastage FlashHub.io/start, et saada tasuta ligipääs koolituse ärile.

Õppige selles tasuta koolituses, kuidas saate oma äri üles ehitada, kasvatada ja skaleerida virtuaalsete meeskondade ja ülemaailmsete vabakutseliste abil. Virtual Frontier'i saate tellida Apple Podcastis, Google Play's, Stitcheris, Spotifys, YouTube'is või kus iganes podcast on leitav. Ja kui te seal olete, võite jätta meile kommentaari. Palun toeta meid ja Pateroni, et me saaksime saadet ja sinu kogemust jätkuvalt parandada. Virtuaalse piiri meeskonna nimel tahan teid tänada kuulamise eest. Nii et kuni järgmise episoodini jätkake uute piiride avastamist.